Portal „Dziedzictwo za granicą. Baza Poloników” stosuje zasady etyki publikacyjnej mające na celu przeciwdziałanie nieuczciwym praktykom publikacyjnym, kierując się wytycznymi Komitetu do spraw Etyki Publikacyjnej (COPE - Committee on Publication Ethics). Poniżej przedstawiono zasady, które obowiązują wszystkich uczestników procesu publikacyjnego:

1) Zapobieganie nieuczciwym praktykom

Redakcja portalu stosuje wszelkie dostępne środki w celu zapobiegania plagiatom oraz publikacji fałszywych informacji i danych.

Redakcja podejmuje działania przeciwdziałające przypadkom Ghostwriting (pominięcie w wykazie autorstwa osób, które tworzyły publikację) oraz Guest Authorship (przypisanie autorstwa osobom, które nie uczestniczyły w tworzeniu dzieła). W tym celu autorzy mają obowiązek powiadamiania o wkładzie innych osób w przekazany materiał, a także o wkładzie instytucji i organizacji.

2) Poszanowanie praw autorskich

Redakcja respektuje wszelkie autorskie prawa osobiste, w tym prawo do oznaczenia autorstwa w sposób wskazany przez autora, a także troski o dobrą sławę dzieła.

Autor przekazuje do publikacji dzieło oryginalne, wolne od plagiatu i autoplagiatu, oraz oświadcza, że jest jedynym twórcą dostarczonych materiałów (chyba że wskazano inaczej).

Portal publikuje materiały zamówione oraz zgłoszone do publikacji zgodnie z zasadami dostępnymi na stronie https://baza.polonika.pl/pl/inne/wspolpraca,4.

Wybór autorów oraz przyjęte stawki za teksty przyjmowane są na podstawie rekomendacji powołanego w Instytucie Polonika Zespołu ds. Transparentności  

W przypadku publikacji materiałów o zbliżonej tematyce do już opublikowanych, autor zobowiązany jest: a) Upewnić się, że publikacja nie narusza praw innych podmiotów. b) Wskazać wcześniejsze publikacje autorskie na przedstawiany temat w bibliografii, w jednoznaczny sposób wskazując na zależność publikowanego tekstu od nich. c) Ze względu na popularnonaukowy charakter portalu dopuszcza się materiały zawierające te same interpretacje i analizy co inne teksty – w tym naukowe – autora, jednak przekazany materiał, o ile był zamówiony przez redakcję jako dzieło oryginalne, nie może być z nimi identyczny.

Przekazanie praw autorskich następuje na zasadach określonych w umowach z Instytutem Polonika, z prawem do korzystania i rozporządzania nimi bez ograniczeń czasowych i terytorialnych. Materiały są udostępniane na licencji CC-BY-4.0, o ile to możliwe.

3) Wykorzystanie technologii sztucznej inteligencji (AI)

Autor zobowiązany jest poinformować redakcję o korzystaniu z technologii AI podczas tworzenia materiałów.

Dopuszczalne jest pomocnicze wykorzystanie AI w zakresie: a) Wspomagania procesu pisania (np. generowanie treści, redakcja tekstu, poprawa spójności). b) Analizy i wyszukiwania danych (np. przetwarzanie i interpretacja wyników). c) Korekcji językowej (np. sprawdzanie pisowni, gramatyki i stylu).

Narzędzia AI stanowią wyłącznie wsparcie; ostateczne decyzje dotyczące treści należą do autora. Pełna odpowiedzialność za publikację spoczywa na autorze.

Materiały stworzone przy współudziale AI w stopniu przekraczającym wspomaganie muszą być oznaczone jako opracowane z wykorzystaniem AI.

4) Obowiązki autorów

Autor zobowiązany jest przekazać tekst zgodny z wytycznymi redakcyjnymi.

Przywołać w bibliografii publikacje, źródła archiwalne i inne materiały wykorzystane w pracy.

Informować o wkładzie innych osób, instytucji i organizacji w powstanie materiału.

5) Zmiany redakcyjne

Redakcja ma prawo dokonywać koniecznych zmian w przesłanych materiałach, wynikających z procesu redakcyjnego.

Zmiany te nie naruszą praw autorskich ani integralności dzieła.

6) Poufność i ochrona danych

Redakcja zapewnia poufność i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.

7) Informacje końcowe

Przekazane teksty są publikowane na podstawie umów regulujących kwestie prawnoautorskie.

Autor oświadcza, że przekazane materiały nie naruszają praw osób trzecich ani nie są obciążone innymi roszczeniami.

Redakcja portalu dąży do publikowania materiałów - o ile jest to możliwe - na otwartych licencjach, w celu zapewnienia szerokiego dostępu do udostępnianych treści.