Портал «Спадщина за кордоном. База полоніки» дотримується політики публікаційної етики, спрямованих на запобігання недобросовісним практикам у сфері публікацій, керуючись рекомендаціями Комітету з етики наукових публікацій (The Committee on Publication Ethics – COPE). Нижче представлено правила, що стосуються всіх учасників публікаційного процесу:

1) Запобігання недобросовісним практикам
Редакція порталу застосовує всі доступні засоби для запобігання плагіату, а також публікації неправдивої інформації та даних.
Редакція протидіє таким явищам, як ghostwriting («гострайтинг» – відсутність інформації про особу, яка причетна до створення публікації) та guest authorship («гостьового авторства» – приписування авторства особі, яка не брала участі у створенні матеріалу). З цією метою автори зобов’язані повідомляти про внесок інших осіб, а також установ і організацій у підготовлений матеріал.

2) Дотримання авторських прав
Редакція поважає всі особисті немайнові права авторів, включаючи право вказувати авторство у спосіб, зазначений автором, а також турботу про добру репутацію твору.
Автор подає для публікації оригінальний твір, вільний від плагіату та самоплагіату, і заявляє, що є єдиним автором наданих матеріалів (якщо не зазначено інше).
Портал публікує матеріали, замовлені або надіслані для публікації відповідно до правил, доступних на сайті: https://baza.polonika.pl/pl/inne/wspolpraca,4
Вибір авторів і ставки за написані тексти ґрунтуються на рекомендаціях Групи з питань прозорості, що діє в Інституті «Полоніка».
У разі публікації матеріалів на теми, подібні до вже опублікованих, автор зобов’язаний:
a) переконатися, що публікація не порушує права третіх осіб;
b) вказати в бібліографії попередні публікації автора на представлену тему, чітко вказавши на залежність від них тексту, що публікується;
c) через науково-популярний характер порталу допускається використання тих самих інтерпретацій і аналізів, що й в інших текстах автора (включно з науковими), однак поданий матеріал, якщо він був замовлений як оригінальний, не може бути з ними ідентичним.

Передача авторських прав відбувається відповідно до договорів між Інститутом «Полоніка» та автором з правом їх використання і розпорядження без обмежень у часі та території. Матеріали, наскільки це можливо, публікуватимуться за ліцензією CC-BY-4.0.

3) Використання інструментів штучного інтелекту (AI)
Автор зобов’язаний повідомити редакцію про використання інструментів штучного інтелекту під час створення матеріалів.
Допускається допоміжне використання штучного інтелекту у таких випадках:
a) підтримка процесу написання (наприклад, генерація тексту, редагування, підвищення зв’язності);
b) аналіз та пошук даних (обробка та інтерпретація результатів);
c) мовна корекція (перевірка орфографії, граматики, стилю).
AI-інструменти можуть бути лише допоміжними – остаточні рішення щодо змісту приймає автор. Повна відповідальність за публікацію покладається на автора.
Матеріали, створені за допомогою штучного інтелекту поза межами підтримки, повинні бути позначені як такі, що були створені за допомогою штучного інтелекту.

4) Обов’язки авторів
Автор зобов’язаний подати текст відповідно до редакційних вимог.
Зазначити в бібліографії використані джерела, архівні матеріали, публікації.
Повідомити про внесок інших осіб, установ та організацій у створення матеріалу.

5) Редакційні зміни
Редакція має право вносити необхідні зміни до надісланих матеріалів у межах редакційного процесу.
Такі зміни не можуть порушувати авторських прав і цілісності твору.

6) Конфіденційність і захист даних
Редакція гарантує конфіденційність та безпеку обробки персональних даних.

7) Прикінцеві положення
Надіслані матеріали публікуються відповідно до договорів, що регулюють питання авторського права. Автор заявляє, що надані матеріали не порушують прав третіх осіб і не обтяжені іншими претензіями. Редакція порталу прагне, наскільки це можливо, публікувати матеріали на відкритих ліцензіях, щоб забезпечити якнайширший доступ до наданого контенту.